Pinnwände mit Klebezetteln sind Geschichte

18. Juni 2013

Im Interview mit dem "magazin museum" verrät Nicolas Maas, wie die Software ProSuite-K zu einem kundenorientierten Besuchermanagement im Schloss Benrath verhilft.


Schloss Benrath vereint Historie und IT für professionellen Besucherservice

Die Stiftung Schloss und Park Benrath betreibt in der Düsseldorfer Schlossanlage das Museum Corps de Logis, das Museum für Europäische Gartenkunst und ein Naturkundemuseum. Ziel der Stiftung ist es, Schloss und Park als Gesamtkunstwerk zu erhalten, in denkmalgerechter Weise zu nutzen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Als kaufmännischer Vorstand ist der Jurist Nicolas Maas auch für das Besuchermanagement und die Ressourcenplanung verantwortlich.

Was macht die Faszination von Schloss und Park Benrath aus?

Nicolas Maas: Unser großes Plus im Vergleich zu anderen Häusern ist das wunderschöne historische Ambiente und die Kombination von Kultur und Erholung. Nirgendwo sonst erlebt man eine solche Dichte aus historischen Gebäuden, Museen und einem Naherholungsgebiet mit beinahe 61ha Parkfläche. Hinzu kommen unsere besonderen Veranstaltungen und Feste, wie das Düsseldorfer Barockfest, das in diesem Sommer Premiere haben wird.

Pro Jahr begrüßen Sie etwa 100.000 Besucher und bieten rund 2.500 Führungen an. Was kann man denn hier erleben?

Maas: Wir bieten pro Tag mindestens 4 Führungen an, in vielen Sprachen und zu vielen Themenbereichen rund um Schloss und Park. Wir legen großen Wert auf Angebote für alle Alters- und Bildungsklassen: Kindergartenkinder werden genauso informiert und unterhalten wie Senioren, Laien genauso wie Fachbesucher. Dazu kommen unsere speziellen Angebote für Schulen und Familien sowie die Buchungen aus den Vermietungen unserer Räumlichkeiten sowie aus Veranstaltungen wie Kindergeburtstage oder Ferienkurse.

Und dieses breite Angebot organisieren Sie jetzt mit einer Besuchermanagement-Lösung?

Maas: Genau. Durch die große Anzahl der Buchungsvorgänge und der damit verbundenen Organisationsarbeit wurde die Planung von Führungen und die Personalplanung immer unübersichtlicher und langwieriger. Der administrative Aufwand wurde so groß, dass unsere eigentliche Serviceleistung stark gelitten hat. Deshalb haben wir Anfang des Jahres die Software eingeführt.

Was hat sich seit Nutzungsbeginn bereits verändert?

Maas: Die Verbesserung ist sogar sichtbar: Von großen Pinnwänden mit Klebezetteln und händisch geführten Listen haben wir uns zu einem professionell arbeitenden kundenorientierten Besucherservice entwickelt. Mit den optimierten Abläufen bleibt uns jetzt mehr Zeit unsere Kunden schneller, besser, gezielter und individueller zu beraten und zu betreuen.

Sie setzen die ProSuite-K aus dem Hause EITCO ein. Wo sehen Sie die Vorteile gerade dieser Software?

Maas: ProSuite-K gestaltet die tägliche Arbeit für uns einfach wesentlich angenehmer und effizienter. Als Cloud-Lösung ist sie immer erreichbar und an jedem Arbeitsplatz flexibel einsetzbar. Die automatisierten Prozesse sind eine große Arbeitserleichterung für unser Team und durch die kompetente und individuelle Beratung von EITCO konnten wir auch die Fehlerquote drastisch senken.

Wie geht es künftig weiter in Ihrem Besuchermanagement?

Maas: Für die Zukunft streben wir eine weitere Senkung der Bearbeitungszeit für administrative und wiederkehrende Aufgaben an. Die freiwerdenden Ressourcen wollen wir zur Ausweitung und Verbesserung unseres Serviceangebots nutzen, gerade wenn es um unsere zukünftigen Ausstellungsprojekte und Veranstaltungen geht. In Kürze schließen wir die Umsetzung eines Reservierungsmodules ab, so dass unsere Besucher in Zukunft unser Angebot auch bequem online buchen können. Der nächste Schritt ist dann die Einrichtung eines Webshops. Es gibt also noch einiges zu tun!